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Evitar desperdício é significado de redução de custos e esse é um aspecto importante para toda e qualquer empresa, afinal de contas, gastos consideráveis comuns, como a impressão de documentos, são ignorados e resultam em grandes quantias no final de cada mês.

Mas como é possível reduzir os gastos desnecessários no setor de impressão das empresas? Algumas dicas simples podem contribuir para minimizar os desperdícios e melhorar a rentabilidade. Confira, a seguir!

Controle da quantidade de impressões

Um dos primeiros passos que podem ajudar a evitar o desperdício com impressões é o gerenciamento da quantidade de impressões e cópias realizadas na empresa. Geralmente, as organizações realizam milhares de impressões, sem nenhum controle, causando gastos volumosos, ao final de cada mês.

São os principais responsáveis por esse gasto excessivo, que poderiam ser evitados ou entregues por e-mail ou outras plataformas digitais:

  • Contracheques;
  • Boletos;
  • Documentos;
  • Arquivos pessoais.

E por isso, contar com um sistema que permita o controle e acompanhamento da quantidade de impressões realizadas em cada máquina, juntamente com a descrição do que foi impresso, é fundamental.

Com isso, é possível analisar esses dados, entender onde essa redução precisa ser realizada e conscientizar os funcionários sobre o que de fato precisa ser impresso.

Reutilização como palavra de ordem

Outra medida que pode ser adotada como forma de diminuir o desperdício com impressões é a reutilização do verso da página. Além de contribuir para redução de resíduos e, consequentemente, para o meio ambiente, tornando-a mais sustentável, o que atualmente é um diferencial competitivo.

Além disso, essa estratégia reduz os gastos tanto com papel como com tinta, possibilitando também uma melhoria nas receitas da empresa.

Para saber como isso pode proporcionar esses benefícios, coloque no papel todos o custo mensal da empresa com tinta e papel e compare com o resultado após a adoção dessa medida.

Confira mais dicas relacionadas ao assunto no nosso blog.

Uso das tecnologias disponíveis

Diversos documentos não precisam necessariamente ser impressos. Alguns exemplos, visto que, a tecnologia permite o uso de assinatura eletrônica são:

  • Contracheques;
  • Avisos;
  • Comunicados;
  • E até mesmo contratos

Dessa forma, milhares de papeis que seriam impressos podem ser apenas enviados por e-mail ou até mesmo por WhatsApp, garantindo, inclusive, o seu armazenamento seguro e reduzindo o desperdício com impressão, tinta e manutenção.

Outsourcing de impressão

Esse pode ser considerado um dos passos mais importantes, no sentido de reduzir custos com impressão. O outsourcing de impressão consiste na terceirização desse serviço, uma estratégia que tem crescido consideravelmente não apenas no Brasil, mas em diversos países, por conta dos benefícios que pode proporcionar.

Por meio do outsourcing de impressão, a empresa pode contar com todas as dicas apresentadas nos tópicos anteriores, permitindo que o gestor possa focar nas demais estratégias de negócio da empresa.

Esse serviço possibilita que a empresa conte com:

  • Gestão a distância das cópias impressas;
  • Locação de impressoras;
  • Consultoria para a realização dos serviços;
  • Manutenção periódica dos equipamentos;
  • Equipe de suporte à disposição;
  • Reposição de tinta e outros materiais.

Pode-se perceber, portanto, que para as empresas que buscam economia e redução de gastos com impressão, o outsourcing desse serviço é a melhor solução e que possibilita uma redução de até 80% dos gastos com impressões na empresa.