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Outsourcing é um tipo de terceirização de equipamentos ou serviços que não façam parte das estratégias de uma empresa. Tratando-se de um serviço envolvendo impressão e locação de impressoras, torna-se uma ferramenta de produtividade, seja em formato tradicional, remoto ou home office.

Cada vez mais, novas soluções chegam ao universo empresarial, a fim de trazer facilidades no dia a dia das organizações. Com o foco nas atividades centrais das empresas, os gestores podem planejar melhor suas estratégias de crescimento, sem se preocupar com questões rotineiras como as impressões.

Vantagens do outsourcing de impressão para as empresas

Toda e dinâmica em torno de impressões e cópias da empresa fica por conta da contratada, ou seja:

  • Manutenção preventiva e troca de equipamentos;
  • Fornecimento automático de tinta, papel, toner, cartucho, peças e suprimentos;
  • Previsão de custos
  • Auditoria,log, marca d’água e políticas de impressão
  • Capital de giro preservado para investimento em outras áreas
  • Relatório por centro de custo, filial, departamento, projeto ou usuário
  • Relatório de impacto ambiental

Isso significa que há o controle de todo o fluxo de informações e documentos impressos pelos colaboradores.

Os resultados são economia de tempo e dinheiro, no que diz respeito às impressões. O foco é administrar melhor o tempo dedicado aos problemas e demandas da organização, deixando as ações rotineiras mais simples e rápidas. Ora, você nunca teve um problema com uma impressora parada? Com o outsourcing, isso jamais acontecerá, pois tem backup e manutenção preventiva.

Produtividade adquirida pela inovação

O primeiro ponto a ser analisado e que impacta diretamente na produtividade é que, na terceirização desse tipo de serviço, todo o equipamento é atualizado.

A tecnologia muda e ter sempre impressoras e copiadoras mais modernas significa ganhar, em relação à qualidade das impressões e na rapidez das atividades que envolvem essas máquinas.

Muitos gestores não têm noção do quanto seus funcionários perdem tempo com máquinas ultrapassadas ou que apresentam problemas recorrentes. Isso ocorre em empresas de diversos setores, como:

  • Instituições educacionais;
  • Hospitais;
  • Escritórios;
  • Etc.

Precisa de saber mais sobre outsourcing? Temos mais conteúdos sobre o assunto!

Seus funcionários mais produtivos

Do ponto de vista dos seus colaboradores, podemos pensar que os processos envolvendo impressão também podem influenciar na produtividade. Não apenas por conta de máquinas quebradas e ultrapassadas, como dissemos anteriormente, mas pelo próprio trabalho envolvendo o manuseio de cópias e impressões.

Por exemplo, um profissional de vendas pode dedicar tempo e atenção para cumprir as suas metas, enquanto operações mais burocráticas são terceirizadas. Não pense que isso funciona apenas para funcionários presencialmente, a modalidade home office também se beneficia disso.

Equipamentos podem ser portáteis e acompanhar seus colaboradores que trabalhem remotamente. Além disso, temos a tecnologia a nosso favor para impressões enviadas remotamente, pelo celular ou outros dispositivos.

Tudo é possível, por meio de equipamentos mais modernos, alguns embarcados com softwares de gestão de impressão.

Pode parecer muito novo para alguns empresários, mas esse tipo de prática está cada vez mais abrindo portas para alcançar mais produtividade para as organizações. Seja para diminuir as dores de cabeça, em torno de problemas rotineiros, ou diminuição de custos e controle de impressão, o outsourcing é uma ferramenta de produtividade.

Uma forma de começar com o outsourcing é alugando impressoras para seu home office. Alguns serviços custam apenas R$ 39 por mês para imprimir! Quase o preço do cartucho e infinitamente mais barato que manter uma impressora.

A ideia é trazer agilidade e mais organização para atividades que estão presentes todos os dias, tanto para gestores quanto para o resto da equipe. É um tempo precioso que sua empresa ganha para crescer mais!